KABUPATEN SIDOARJO, JAWA TIMUR – Alur administrasi surat di lingkungan Dinas Perumahan, Permukiman, Cipta Karya dan Tata Ruang (P2CTKR) Kabupaten Sidoarjo dipertanyakan awak media. Persoalan muncul ketika surat permohonan konfirmasi dan klarifikasi yang telah disampaikan sejak 3 Juli 2026 sempat sulit dilacak keberadaannya saat awak media mendatangi kantor dinas tersebut.
Awak media datang ke Kantor Dinas P2CTKR Sidoarjo pada Rabu (26/8/2026) untuk meminta kepastian mengenai tindak lanjut surat konfirmasi. Kedatangan tersebut disertai tanda terima sebagai bukti bahwa surat dengan perihal “Permohonan Konfirmasi dan Klarifikasi” telah diterima pihak dinas.
Awalnya, awak media meminta informasi kepada Bidang Tata Ruang (Taru). Pegawai bidang tersebut kemudian melakukan pengecekan melalui komputer. Namun, surat yang dimaksud disebut tidak ditemukan dalam data surat masuk di bagian tersebut.
Pengecekan kemudian dilakukan dengan menghubungi sekretariat Dinas P2CTKR. Dari komunikasi tersebut diperoleh informasi bahwa surat telah mendapatkan disposisi dan diteruskan ke bidang perumahan yang berada di lantai dua.
Mengikuti arahan tersebut, awak media mendatangi bidang perumahan. Namun, bukannya mendapatkan kepastian, awak media justru diarahkan kembali ke Bidang Tata Ruang di lantai satu.
Pegawai bidang perumahan menyampaikan bahwa surat tersebut telah dikirimkan ke bagian Tata Ruang. Kondisi ini menimbulkan pertanyaan karena sebelumnya Bidang Tata Ruang menyatakan surat tidak ditemukan dalam database, sementara sekretariat menyebut surat telah didisposisikan ke bidang perumahan.
Alur tersebut membuat keberadaan surat yang secara administratif telah memiliki tanda terima menjadi tidak segera dapat dipastikan. Awak media pun kembali ke Bidang Tata Ruang untuk memperoleh penjelasan yang lebih jelas.
Di sana, awak media kemudian diarahkan kepada Dita, yang disebut sebagai pihak yang menerima disposisi surat tersebut. Dita menjelaskan bahwa surat sebenarnya telah ditindaklanjuti dan jawaban sudah disiapkan.
“Surat tersebut sudah kami buatkan jawabannya, namun masih kami revisi karena ada sedikit kekeliruan,” ujar Dita.
Penjelasan tersebut sekaligus memastikan bahwa surat konfirmasi telah diterima dan telah masuk dalam proses penyusunan jawaban. Namun, informasi itu baru diperoleh setelah awak media mendatangi sejumlah bagian dan menelusuri sendiri keberadaan surat tersebut.
Persoalan kemudian disampaikan langsung kepada Triyanto, Kepala Bidang Tata Ruang Dinas P2CTKR Kabupaten Sidoarjo. Awak media menjelaskan kronologi mulai dari pengecekan database, komunikasi dengan sekretariat, diarahkan ke bidang perumahan, hingga kembali ke Bidang Tata Ruang.
Awak media mempertanyakan mengapa posisi surat yang telah memiliki tanda terima tidak dapat diketahui secara cepat dan jelas ketika dilakukan pengecekan.
Pembicaraan sempat berlangsung cukup tegang. Namun, situasi tersebut akhirnya dapat dikomunikasikan secara baik antara awak media dan pihak Dinas P2CTKR.
Awak media menegaskan bahwa kedatangan tersebut bukan sekadar untuk menagih jawaban, melainkan memastikan proses konfirmasi jurnalistik berjalan sesuai mekanisme. Konfirmasi kepada pihak terkait merupakan bagian penting dalam kerja jurnalistik, khususnya ketika informasi yang disajikan menyangkut kepentingan publik.
Triyanto kemudian menyampaikan permintaan maaf atas situasi yang dialami awak media selama menelusuri keberadaan surat tersebut.
“Kami minta maaf,” ujar Triyanto.
Ia juga menyampaikan bahwa persoalan tersebut akan menjadi perhatian dan akan diupayakan perbaikan agar mekanisme pelayanan administrasi, khususnya alur surat-menyurat, dapat berjalan lebih baik ke depan.
Sikap Triyanto yang bersedia menerima dan mendengarkan kronologi tersebut diapresiasi awak media. Namun, persoalan ini dinilai tidak semestinya berhenti pada permintaan maaf.
Perlu ada evaluasi internal terhadap mekanisme penerimaan, pencatatan, disposisi hingga pelacakan surat. Dengan administrasi yang tertib, setiap surat masuk semestinya dapat diketahui dengan jelas kapan diterima, kepada siapa didisposisikan, bidang mana yang menangani, serta sejauh mana tindak lanjutnya.
Hal tersebut penting bukan hanya bagi awak media, tetapi juga masyarakat yang berurusan dengan pelayanan pemerintahan. Ketidakjelasan alur administrasi berpotensi membuat masyarakat harus berpindah dari satu bagian ke bagian lain hanya untuk mengetahui posisi sebuah surat.
Dalam konteks kerja jurnalistik, kejelasan tersebut juga berkaitan dengan upaya menghadirkan informasi yang akurat dan berimbang. Pihak yang dikonfirmasi memiliki hak untuk memberikan penjelasan, sedangkan media berkewajiban memberikan ruang yang proporsional terhadap informasi tersebut.
Karena itu, Dinas P2CTKR Kabupaten Sidoarjo diharapkan membenahi mekanisme pelayanan surat-menyurat agar setiap dokumen yang telah diterima dapat ditelusuri secara cepat, transparan, dan akuntabel.
Jangan sampai surat yang secara administratif sudah tercatat dan memiliki tanda terima justru membuat masyarakat atau awak media harus “berputar” dari satu bidang ke bidang lain hanya untuk mengetahui siapa yang menangani dan sejauh mana tindak lanjutnya.
Belum ada komentar